Để triển khai tổng đài IP, doanh nghiệp cần có đường truyền internet ổn định, các thiết bị như tổng đài IP, điện thoại IP, và switch hỗ trợ PoE (nếu cần). Ngoài ra, một hạ tầng mạng LAN mạnh mẽ và an toàn là rất quan trọng.

Điều này phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng, và các tính năng cần thiết như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp, hoặc tích hợp CRM. Tổng đài IP PBX phù hợp với doanh nghiệp muốn sử dụng công nghệ hiện đại và linh hoạt, trong khi tổng đài analog vẫn là lựa chọn cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc có hạ tầng cũ.

Chi phí lắp đặt hệ thống tổng đài phụ thuộc vào quy mô và tính năng mong muốn. Các yếu tố bao gồm chi phí thiết bị (tổng đài, điện thoại), triển khai mạng, và dịch vụ bảo trì. Hệ thống tổng đài IP có thể có chi phí đầu tư cao hơn ban đầu nhưng tiết kiệm hơn trong dài hạn nhờ khả năng mở rộng và tích hợp linh hoạt.

Hầu hết các hệ thống tổng đài hiện đại đều hỗ trợ tính năng ghi âm cuộc gọi. Doanh nghiệp có thể lưu trữ các cuộc gọi để cải thiện dịch vụ khách hàng, đào tạo nhân viên, hoặc làm bằng chứng khi cần thiết.

Để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và an toàn, cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm, và hệ thống được bảo trì định kỳ. Ngoài ra, cần có các biện pháp bảo mật thông tin chặt chẽ.